Exporter la liste des élèves

1. Ce qu'il faut savoir avant d'exporter

• Exportez tous les élèves de l'établissement, sans filtrer sur une classe ou un niveau. Un élève absent du fichier est considéré comme parti. Pour quelques élèves seulement, choisissez dans l'outil « Seulement les classes présentes » ou « Arrivées et changements seulement ».
• Gardez l'INE, ou au moins la date de naissance. L'outil s'en sert pour reconnaître chaque élève d'une année sur l'autre, même s'il change de nom ou de classe. Il ne les écrit jamais dans l'annuaire : il n'en garde qu'une empreinte chiffrée. Un fichier sans INE, sans numéro SIECLE et sans date de naissance est accepté, mais les élèves sont alors reconnus par leur nom et leur classe, ce qui est moins sûr (homonymes demandés, départs décochés).
• Déposez le fichier tel quel. Ne l'ouvrez pas dans Excel pour l'enregistrer à nouveau : Excel peut changer les dates, retirer les zéros de tête d'un numéro ou changer l'encodage des accents. L'outil lit lui-même les accents d'un fichier CSV (UTF-8, Windows-1252, UTF-16) et répare les accents abîmés par une double conversion.
• Après l'import, supprimez le fichier de votre dossier Téléchargements : il contient des données personnelles.

Formats acceptés : SIECLE XML (le .zip tel quel, ou le .xml), CSV, TXT et TSV (séparateur point-virgule, tabulation, virgule, barre verticale ou deux-points, reconnu tout seul), Excel (.xlsx, .xlsm, .xls) et LibreOffice (.ods). Limites : 60 feuilles, 20 000 lignes et 200 colonnes par feuille, 25 Mo.

2. Les colonnes attendues

L'outil reconnaît les colonnes par leur titre, sans tenir compte des majuscules, des accents, des espaces ni de la ponctuation (« Né(e) le » et « NE LE » sont le même titre). Un titre qui commence par un des mots connus (« Prénom usuel ») est aussi reconnu. Si une colonne n'est pas reconnue, vous la choisissez à l'écran « Colonnes », et l'outil peut retenir ce choix pour les fichiers suivants.

Colonnes toujours ignorées : sexe, genre, civilité, courriel, deuxième et troisième prénoms, adresse, téléphone, identifiant de classe (un code de 36 caractères dans ONDE) et ELENOET (numéro qui peut venir d'un ancien établissement).

Les dates sont lues sous les formes jj/mm/aaaa, jj-mm-aaaa, jj.mm.aaaa, aaaa-mm-jj et jj/mm/aa, ou comme dates Excel. Une ligne de titres peut être précédée de lignes de présentation (titre, nom de l'établissement) : l'outil cherche la ligne de titres dans les 20 premières lignes.

3. SIECLE : export XML « Élèves sans adresse » (recommandé)

C'est le format le plus sûr : l'outil y trouve l'INE, le numéro de l'élève dans SIECLE, le nom de famille et le nom d'usage, le prénom, la date de naissance, la division et la date de sortie. L'écran « Colonnes » se réduit alors à une phrase de contrôle. Il faut un accès à SIECLE avec le droit d'export (la direction l'a et peut le déléguer).

1. Connectez-vous au portail de votre académie (ARENA), puis ouvrez Base élèves établissement (SIECLE BEE).
2. Choisissez Mise à jour (certaines documentations indiquent Consultation et export, selon la version et vos droits), puis l'année scolaire voulue.
3. Dans le menu de gauche : Exportations, puis En XML.
4. Cliquez sur Élèves sans adresse et enregistrez le fichier ExportXML_ElevesSansAdresses.zip.
5. Déposez ce fichier .zip tel quel dans ComptesAD : inutile de le décompresser.

Bon à savoir :

• Un élève sans division (à la rentrée) n'est pas refusé : son compte existant reste en place, et un nouvel élève reçoit un compte « en attente de classe ».
• Un élève inscrit dans deux divisions est posé en question dans l'aperçu.
• Un export de plus de 30 jours est signalé ; un export de l'année suivante, déposé en juin ou en juillet, est annoncé comme fichier de préparation de la rentrée ; à partir d'août, c'est l'année en cours.
• Les groupes (latin, options…) du fichier ne sont pas utilisés dans cette version.

Chemin des menus établi d'après des documentations publiques (Kwartz, SACoche), qui ne disent pas toutes la même chose sur le deuxième menu. Les fichiers SIECLE utilisés pour les essais de ComptesAD sont fictifs, construits sur la version 1.7 du format : vérifiez à votre premier export. Une autre version du format est lue quand même, avec un avertissement.

4. SIECLE : extraction personnalisée en CSV

Si vous ne pouvez pas utiliser l'export XML, une extraction personnalisée de SIECLE convient aussi. Procédure décrite par une documentation académique (Réseau Canopé, académie de Lyon) :

1. Dans Base élèves établissement, choisissez Consultation, vérifiez l'année scolaire, puis Entrer.
2. Dans le menu de gauche : Exploitation, puis Extractions personnalisées.
3. Cliquez sur Ajouter une extraction personnalisée, donnez-lui un titre (par exemple « ComptesAD »).
4. Critère de sélection : n'écartez aucun élève inscrit (la documentation citée utilise « Scolarité actuelle », « Statut », « Égal », « Scolaire »).
5. Colonnes à sélectionner :
   • thème Identification de l'élève : Nom de famille, Nom d'usage, Prénom 1, Date de naissance, INE, et si possible le numéro interne de l'élève ;
   • thème Scolarité actuelle : Division, et si vous voulez MEF et date de sortie.
6. Pas de colonne d'adresse ni de responsable : l'outil n'en a pas besoin.
7. Cliquez sur Afficher, puis en bas de la liste sur Export Excel : le fichier enregistré (exportCSVExtraction) est un CSV. Déposez-le tel quel, sans l'ouvrir dans Excel.

L'extraction est enregistrée dans SIECLE : l'année suivante, il suffit de cliquer sur son nom.

Titres attendus (ceux des fichiers d'essai) : Nom de famille ; Nom d'usage ; Prénom 1 ; Prénom 2 ; Date de naissance ; Sexe ; INE ; N° interne ; Division ; MEF ; Date de sortie. Toutes ces colonnes sont reconnues sans intervention ; « Prénom 2 » et « Sexe » sont ignorées.

5. ONDE (écoles)

ONDE est l'outil de direction des écoles du premier degré. Il faut les identifiants d'un directeur d'école, sur le portail ARENA. Procédure décrite par la documentation de SACoche :

ONDE (version actuelle)

1. Listes & Documents, puis Extractions.
2. Élèves de l'école ou leurs responsables, cochez Élèves, puis cliquez sur la loupe.
3. Ne choisissez ni niveau, ni cycle, ni classe : tous les élèves doivent être exportés.
4. Enregistrez le fichier au format CSV et déposez-le tel quel.

ONDE 2 (expérimenté dans certaines académies en 2025-2026)

1. Listes & Extractions, puis Extraction des élèves de l'école.
2. Ne choisissez ni niveau, ni dispositif, ni classe.
3. Télécharger CSV, puis déposez le fichier tel quel.

Colonnes : l'outil reconnaît « Nom élève », « Nom d'usage élève », « Prénom élève », « Date naissance », « INE », « Niveau » et la classe dans « Libellé » ; il ignore « Identifiant classe », « Sexe » et les colonnes de responsables. Si l'export n'a pas de colonne « Nom élève », l'outil prend « Nom d'usage élève » comme nom ; l'écran « Colonnes » s'affiche alors en entier pour que vous vérifiiez ce choix. Un élève qui apparaît sur plusieurs lignes (une par responsable) n'est compté qu'une fois.

6. Pronote

Procédure décrite par une documentation d'établissement (export des élèves pour BCDI) ; les intitulés peuvent varier selon la version de Pronote :

1. Connectez-vous à Pronote en administrateur.
2. Onglet Ressources, puis Élèves.
3. Menu Fichier, Autres imports/exports, Exporter un fichier texte.
4. Choisissez le format texte (.txt) et un séparateur (point-virgule ou tabulation). Si la fenêtre permet de choisir les colonnes, gardez au moins le nom, le prénom, la date de naissance, la classe et l'INE.
5. Cliquez sur Exporter… : le fichier s'appelle en général EXP_ELEVE.txt. Déposez-le tel quel (inutile de le renommer).

Titres attendus (ceux du fichier d'essai) : NOM ; PRENOM ; NE(E) LE ; CLASSE ; INE ; SEXE, en UTF-16 avec tabulations. D'autres variantes sont reconnues, par exemple « CLASSES » au pluriel. Les élèves de Pronote sont souvent ceux de SIECLE : si vous avez accès à SIECLE, préférez l'export XML.

7. EcoleDirecte

Les établissements qui utilisent EcoleDirecte gèrent souvent leurs élèves dans Charlemagne, le logiciel de gestion du même éditeur (APLIM). Nous n'avons eu accès à aucun export EcoleDirecte ni Charlemagne : nous ne pouvons pas donner le chemin des menus ni garantir les titres des colonnes.

• Cherchez un export de la liste des élèves de tout l'établissement en Excel ou en CSV, avec au moins le nom, le prénom et la classe, et si possible l'INE et la date de naissance.
• Déposez-le dans ComptesAD et vérifiez l'écran « Colonnes » : choisissez au besoin chaque colonne dans les listes, puis cochez « Retenir ces colonnes pour les prochains fichiers ».
• Si votre établissement a accès à SIECLE, préférez l'export XML SIECLE.

8. Un tableur fait maison

Excel ou LibreOffice conviennent. Une ligne de titres, puis une ligne par élève, tous les élèves sur la même feuille :

• Les trois premières colonnes suffisent. Ajoutez la date de naissance (ou l'INE) dès que possible : sans elles, les élèves sont reconnus par leur seul nom.
• L'INE contient une lettre : le tableur le garde tel quel. Un numéro fait seulement de chiffres (numéro interne de l'élève) doit être saisi en texte (cellule au format « Texte »), sinon ses zéros de tête disparaissent.
• Un classeur avec une feuille par classe est accepté : si les feuilles portent le nom des classes (6A, 6B…) et qu'aucune colonne Classe n'est trouvée, l'outil propose « Une feuille par classe ».
• Enregistrez en .xlsx ou .ods ; un CSV convient aussi.
• Le nom d'usage peut aller dans une colonne « Nom d'usage » : il est utilisé pour le nom affiché si c'est réglé ainsi.

Dans un fichier .ods, même un nombre affiché avec ses zéros (00042) est lu 42 : là aussi, saisissez ces numéros en texte.

9. Ce qui n'a pas été vérifié

ComptesAD a été développé et testé sans aucune donnée réelle : tous les fichiers d'essai sont fictifs, construits d'après les documentations publiques des logiciels. En particulier :

• SIECLE XML : format lu d'après sa description (version 1.7) et des fichiers fictifs ; jamais sur un vrai export. Le chemin exact des menus (« Mise à jour » ou « Consultation et export ») est à confirmer.
• Extraction CSV SIECLE : titres de colonnes supposés d'après une documentation académique.
• ONDE et ONDE 2 : titres de colonnes supposés ; un vrai export ONDE 2 peut différer.
• Pronote (EXP_ELEVE.txt) : titres, séparateur et encodage supposés.
• EcoleDirecte et Charlemagne : rien n'a été vérifié.

Dans tous les cas, l'écran « Colonnes » vous montre les cinq premières lignes telles que l'outil les comprend, et vous pouvez corriger chaque colonne avant de voir les changements. Si un export réel pose problème, notez les titres des colonnes (sans aucune donnée d'élève) et signalez-les.

ComptesAD 1.0.0 · les noms et numéros d'élèves de cette page sont inventés.